Değişim Stratejileri

Değişim Stratejileri
E-postayı yönetme bir angarya olabilir. Daha önemli görevlerden zaman geçirebilir ve hatta beynini sıkıcılaştırabilir. Bir Londra Üniversitesi araştırması, e-postalarını sürekli kontrol edenlerin 10 puanlık IQ düşüşü, tencereden daha dik bir düşüş görebildiğini buldu. Sadece bu değil, bazı tahmini işletmeler gereksiz gelen kutusu dağınıklığı sayesinde yılda 650 milyar dolar kaybedebilir.

E-postayı yönetme bir angarya olabilir. Daha önemli görevlerden zaman geçirebilir ve hatta beynini sıkıcılaştırabilir. Bir Londra Üniversitesi araştırması, e-postalarını sürekli kontrol edenlerin 10 puanlık IQ düşüşü, tencereden daha dik bir düşüş görebildiğini buldu. Sadece bu değil, bazı tahmini işletmeler gereksiz gelen kutusu dağınıklığı sayesinde yılda 650 milyar dolar kaybedebilir. Peki bu zaman kaybı, para ve beyin gücünü önlemek için ne yapabilirsiniz? Geri kontrolü kazanmak için 11 strateji var.

1. Kısa yollar al Yanıtlama sürecini kolaylaştırmak için kolayca güncelleştirilebilen templated yanıtlar yazın. Google Labs, örneğin, "Hazır Yanıtlar" adlı bir seçenek bile sunuyor. Sizin için işe yarayan hazır yanıtları oluşturmak için, herhangi bir e-posta yazdığınızda "Birisi bana bu soruyu tekrar sorar" seçeneğini düşünün. Bazı üretkenlik uzmanları, bunları ofiste veya yoldayken erişebilecekleri imzalar olarak bile kaydederler.
Daha fazla bilgi için: 6 E-posta Aşırı Yüklemeyi Bitirmek İçin Savaşla Test Edilmiş İpuçları

2. Daha iyi konu satırları yazın. Konu satırınıza bir fiil ekleyin - alıcınızın ne yapması gerektiğini anlamasına yardımcı olmak için onaylayın, tartışın, inceleyin. Bu taktik, harekete geçmeye yardımcı olur ve yazarken sizi hedefte tutar. Arama dostu olduğundan emin olun. Kendinize sorun: Bu konu satırı, gelecekte kolayca bulmanız için ihtiyacınız olan anahtar sözcüklere sahip mi?
Daha fazla bilgi edinin: Bu Mind-Set Değişimiyle Daha İyi E-posta Yanıtları
3. Basit tut . Verimlilik uzmanı Jason Womack, e-postaları bir konuya tutmanızı öneriyor. İnsanların, sadece sordukları tüm sorulara cevap verdiklerinde cevap verdiklerini, böylece daha basit bir e-postanın daha hızlı bir yanıt almasını sağlayabileceğini söylüyor.
Devamını oku: Nasıl Size E-posta ile Geri Gelsin

4. Sihirli beş cümle e-postası. Etkili bir e-posta bu soruları cevaplayacak - Kimsin sen? Ne istiyorsun? Neden soruyorsun? Neden yardım etmeliyim? Sıradaki ne? Eğer yapabiliyorsan, notlarınızı beş cümleye veya üç veya dörde tutmaya çalışın. Kendinizi sınırlamak, neyin önemli olduğuna odaklanmanıza yardımcı olacaktır.
İlgili: Verimlilik Ömrü: 5-Cümle E-postası

5. Bir zaman belirleyin. Uyarılarınızı kapatın, böylece gelen kutunuzu sürekli olarak incelemediğinizde ne kadar tamamladığınızı görürsünüz. Ve bir zamanlayıcı ayarla. Uzmanlar, günde sadece 2-4 kez e-posta kontrol etmenizi, bir oturumda sadece 45 dakika boyunca e-postayı okumanızı önerir.
İlgili: E-posta Canavarı

6. BCC Yourself. Takiplerinizi takip etmeniz gerekiyor mu? Bu e-postalarda kendiniz BCC'yi göz önünde bulundurun ve ardından onları & ldquo; Follow up. & Rdquo; etiketli bir klasöre taşıyın. Dikkat etmeniz gereken işin üstüne kalmak için gelen kutunuzun yerine bu klasörü işaretleyin, böylece dikkatiniz dağılmasın.
İlgili: E-postanızı Düzenlemek için BCC Nasıl Kullanılır
7. Metin, sohbet veya arama yerine
Bir tartışma ikiden fazla e-postaya yönlendirdiğinde, telefonunuzu alın veya sohbet edin . Sayfanızı, özellikle de Ofisten uzaktasınız
Daha fazla bilgi edinin: İşinizi Puanlamak için Gmail Hacks Ekstra Verimlilik İlgili: Ne Zaman E-posta Gönderileceği Ne Zaman

8. İş arkadaşlarınızı eğitin. Bir görüşme yapılıyorsa, kutunuzda daha fazla e-postayı önlemek için "yanıt gerekmez" yazın. Personelin bir soruyu en iyi şekilde cevaplayamadığında postaya cevap vermesi gerekmediğini vurgulayın.
İlgili: E-posta Canavarı

9'u adlandırın. 'a cevap vermeyin. Gerekirse sadece yanıtlayın ve acil olmayan e-postalarla ilk önce anlaşma yapmayın. Ve 'ask' açık değilse cevap vermeyin. Başlamak için iyi düşünmemiş bir isteği anlamaya çalışmak için zaman kaybetmemelisiniz.
İlgili: Teknoloji Verimliliğinizi Öldürüyor mu?

10. Her şeyi otomatikleştirin İstenmeyen haber bültenlerinden çıkın, başkalarını otomatik olarak belirli klasörlere yönlendirin ve hemen ihtiyacınız olmayan her şeyi bir arşive taşıyın. Toplantıları planlamak için Google takvim gibi araçları kullanın, sonsuza kadar olan ihtiyacı ortadan kaldırarak & ldquo; ücretsiz & rdquo; e-posta zincirleri
İlgili: Hafta Zafer yapmak için müthiş Verimlilik İpuçları

11. Dikkatli olun. Gelen kutunuzda yalnızca iki tür e-posta bulundurun: Henüz okumadığınız ve hemen ihtiyacınız olan şeyler. Gelen kutunuzu ayrıştırdıktan sonra, yalnızca şu an üzerinde çalıştığınız konulara uygun mesajlara odaklanabilirsiniz.
İlgili: Taşan E-posta Gelen Kutunuzu Söylemek için 5 Teknik